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二十一般“兵器”助力企业级远程协作

随着越来越多的企业采用了远程团队的工作模式,他们也将需要选择合适的工具来协助管理分布各处的团队并提高生产效率。

作者:陈峻编译来源:51CTO|2018-11-22 09:00

【51CTO.com快译】根据今年五月,国际职场集团(International Workplace Group,IWG)发布的数据显示:有70%的专业人士每周至少在家工作一次。同时瑞士商业集团也预测:到了2020年,全球至少有50%的员工将完全采用远程办公的方式。

IWG通过调查还发现:灵活的工作方式有助于提高生产力、创造力、员工留任度和工作满意度。另外,远程办公与自由职业者模式也会让公司在财务和战略上具有优势。

不知您是否熟悉Testlio(译者注:是一家提供移动应用测试服务的创业公司)?他们拥有10000多名远程测试人员。这些在册的测试人员手中,有着4500台独特的设备,并且遍布60多个国家。

除了能够缩减开支,远程工作还打破了传统的朝九晚五工作方式,让员工更能体会到工作与生活之间的平衡。

不过在管理分布式团队的过程中,我们既要确保他们的技术水平和工作进度,又要保证整体团队成员间的沟通与协作能力,这的确是一件任重而道远的挑战。下面我们来介绍一些能够方便大家远程跟踪与沟通的工具。

一、沟通交流

如下工具能够使得远程团队的内部沟通更加便捷,而且有助于塑造和建立公司的企业文化。

1.Slack

它是团队沟通领域无可争议的王牌产品。您可以用它来为不同的主体或意图,如市场、设计、社交媒体、或新员工等,创建多个组群。

它能够方便简单的进行文件共享和归档文件的访问。同时,用户也可以直接互发邮件,或是为某个部门内的沟通创建小的组群。

如今,随着各种应用和集成产品的蓬勃发展,Slack也能够根据您自己的工作流进行定制,并与下面提及的各种工具互联互通,以及通过设置,实现自动推送消息的功能。

2.Skype

Skype是一款典型的视频通话应用软件,它能够被免费地在本地和全球范围内被使用。该平台还包括即时消息、视频通话、语音通话、以及在Skype的桌面端或移动App之间进行群组通话。

3.Rocket.Chat

Rocket.Chat是开发者社区的爱好者们根据自己的需求建立的一个通信平台。以服务于开发团队为目标的Rocket.Chat不但是一个消息平台,还能够方便您与同事进行视频聊天。

根据Rocket.Chat的开源属性,我们可以轻松地集成和定制大量其他类型的工具。此外,它的文件上传和共享功能,还能与Slack一较高下。

4.Zoom

有时候您的需求不仅限于快速地收发消息,还需要有可靠且易用的视频会议工具,那么Zoom就会让您眼前一亮。而对于那些目前仅能接受免费平台产品的公司而言,Zoom的免费版本完全可以容纳100人参会。

另外,基于其建立视频会议的简便性,它被Gartner评为最稳定、最可靠的工具。与此同时,通过与Slack的整合,您的团队成员可以通过输入“/zoom”,以获取即时会议的相关链接。

二、开发和设计协作

众所周知,设计通常是一项“团体运动”。无论是白板上的讨论,还是对于原型的评审,分布式的设计团队都需要进行实时的协作。

因此,我们需要为那些时常无法进行面对面交流的成员,预先建立好相应的工作流程,以便他们有着“若比邻”的感觉。

1.InVision

InVision允许团队为移动和Web应用创建交互式的原型。作为最全面的设计软件套件之一,InVision能够在整个设计过程中,为远程办公人员保持工作上的同步。

该工具有利于实现各种异步式的设计讨论场景,为大家跟踪反馈,并能轻松有效地提供演示和互动服务。同时,它具有一站式的线框图、规划和设计等功能,可谓是市场上最好的快速原型开发工具之一。

2.GitHub

Github可谓是满足了所有标准的,而且是最流行的源代码托管平台。它适合于各种类型的项目,特别是那些开源类别的软件。

事实上,它是公司内部和远程协作团队,用来开发软件产品的首选开发工具之一。同时,通过支持多种级别的访问方式,GitHub平台在全球范围内建立了一套安全的开发环境。当然,它也能轻松地与其他服务相集成。

三、项目管理和工作流

由于无法同处一室,我们在管理团队的生产力时会显得比较棘手。那么,如何选择恰当的项目管理软件,对于那些分布式的公司团队来说就显得意义非凡了。

1.Atlassian Jira

Atlassian公司的Jira工具,能够帮助敏捷团队计划和跟踪各种项目与问题。它是一款跨平台的敏捷软件开发、和团队协作工具,能够协助用户快速、高效地交付出软件。它能够轻松地将市场营销、设计、以及DevOps等部门的人员“整合”到同一个页面及项目之中。

2.Zapier

工作流自动化是每一个现代化企业的必备法宝,它对于那些分布式团队更加重要。全球化团队可以依靠Zapier的更新文件功能,以确保每个成员“步伐一致”,其不会拖后手头的工作。

通过与公司的其他应用相集成,Zapier的自动更新有助于用户塑造出强大的远程工作类型的企业文化。

3.Trello

看板式的项目管理工具Trello,可以被用于从产品开发到编辑,以及管理自由职业者的日常事务等许多方面。

它提供了可视化的待办事项列表,有助于各个项目能够按照既定的计划被推进。同时,您也可以创建各种板卡来管理自己的整个项目。而它的拖放功能也能够让您轻松地将文件和图片添加到板卡上。当然,您还可以为某个战略计划添加截止日期、标签、团队成员和备注,以方便跟踪其进度。

4.Basecamp

Basecamp是由那些最早开发了远程通信工具的程序员们所创建,用来改善身处不同时区的团队成员之间的工作透明度、组织结构和可问责性的平台。

Basecamp能够帮助您轻松地为团队成员创建项目、分配待办事项和截止日期。同时,它的日历管理功能,可以协助您快速地定位到某个团队成员可能错过的里程碑。

四、文件管理

当那些地域分散的员工同时要访问某个文件时,或是他们需要将某些文件转呈给其他部门的同事以供后续输入时,数字化文档管理对于该企业的平稳运营就显得非常重要了。

1.Google Drive

不可否认,云存储已经极大地提高了人们的远程工作效率。Google Drive正是此类产品,它的工作文档、演示文稿和电子表格功能都是免费的。Google Drive提供了“随时随地快速访问”的一站式服务。您甚至可以自行关/开某些功能、启用共享、更改访问权限,以及跟踪各种变更。

通过Google套件所提供的Docs、Slides、Sheets,您可以轻松地在旅途中打开、编辑,并共享文件。只要您将Drive设置为脱机工作模式,就算不能上网,您照样可以编辑文档和电子表格。

2.Dropbox

在平时工作中,我们时常会碰到需要通过电子邮件发送大文件,却又发不出去的麻烦。如果给团队事先申请了Dropbox帐户,我们就可以在团队内部便捷地共享文件,并让他们能够方便地访问到。

如果您下载了其桌面端的App,那么您还可以方便地通过拖/放的形式实现文件共享。

3.Huddle

Huddle是一款基于云服务的软件产品,它能够横跨所有的设备,同步所有的文件。通过与Salesforce、Microsoft Office和Google的集成,它能够更流畅地管理各项任务。

另外,它能够将消息通信、文件共享、以及任务管理等功能结合起来,实现对项目的高效管理。

五、安全工具

想必大家都有这样的体会:我们需要用唯一的强密码来守护各种类型的在线账户,而没有必要去记忆各种不同的密码。那么密码管理器就是能够满足此类需求的产品。它一般驻存在您的浏览器中,像一个数字“守门人”那样,在您访问某个特定网站时,为您添加相应的登录信息。因此,您只需要记住管理器本身的单一密码,便可“通行无阻”了。

1.1Password

1Password具有为某个登录界面添加文档或图片,以增加安全验证层次的功能。

该平台方便了您轻松地为团队里的新成员产生通用的权限模板。另外,它还能自动地监控所有帐户可能的违规行为。

2.LastPass

作为强大的密码管理器之一,LastPass既能为用户提供丰富的安全管理功能,又不至于让用户觉得无从下手。该软件不但直观、快速,而且能被众多平台所支持。

LastPass免费为用户提供了一个密码生成器,可无限量地产生密码和安全存储票证。它提供一对一的共享密钥和“挑战”,以测试所处环境的安全态势。

3.Dashlane

Dashlane不仅能够为您保证密码安全,还能方便团队成员登录到他们所需的各种工具之上。

该平台能够让您快速地改变,那些已与Dashlane整合了的网站的登录密码。同时,它还能方便地捕捉票据。不过,其免费版本无法将您的密码同步到自己的手机上。

六、时间管理工具

由于企业的管理者需要让身处不同时区的人员能够协同工作,因此准确地录入在工作上所花费的时间,成了大多数远程团队所面临的主要问题之一。而我们可以通过时间管理工具,来追踪自己团队的项目进展和日常活动。

1.TimeCamp

TimeCamp是一种能够跟踪用户行为的时间与生产力跟踪器。您可以通过它来确保远程办公人员能够专注于实际工作。

这种在线时间追踪软件能够帮助您,通过各种任务、人员、或预算来管理项目。它无缝地将各个时间记录分配到合适的项目中,监控员工使用互联网的耗时,并生成详细的报告。

此外,通过区分生产性和非生产性的活动,您还可以了解到员工是如何分配他们工作时间的。

2.When I Work

When I Work能够轻松地为员工安排工作,并能跟踪他们的有效工作时间。显然,这对于以小时计费的远程工作人员来说特别有用,他们可以登录其在线界面,并触发计时功能。

另外, 您也可以纵观整个团队一整周的时间表,通过拖放操作,来最大限度地减少安排上的冲突。

3.Harvest

Harvest同样能够跟踪您团队的项目进度和日常活动。它还能为每个团队成员、任务或客户产生相应的报告。

为了节省时间和简化工作流程,您还可以将它与诸如:Slcak、Trello和Basecamp在内的其他工具相集成。

七、时间转换器工具

Time Buddy

Time Buddy能够通过可视化界面转换多个时区。您可以根据自己队友的位置添加对应的时区,以安排合适的视频碰面时间。不过,它的免费版本只允许您在四个地点之间进行调整。

八、员工奖励

无论是您眼前的员工,还是远程的同事,他们都需要有参与感和受到激励。不幸的是,由于缺少发自内心的鼓励,许多管理者都在无意之间流失了不同地域的人员。下面我们来看看此类工具。

WooBoard

这是一种游戏化的应用,它为公司提供了表彰和感谢员工的平台。您既可以用它来为团队庆功,员工也可以在此赚取奖励点数,以回购礼品卡。

选择适合自己的工具

当您运用基于云的工具来管理整个项目和团队时,请确保每个成员都使用相同的平台和工具。只要您选择的协作工具得当,远程团队成员就能以高效的工作方式,帮助您不断拓展业务。

原文标题:21 Organizational Tools for Remote Workers,作者: Lauren Gilmore

【51CTO译稿,合作站点转载请注明原文译者和出处为51CTO.com】

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