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从项目团队获得很大收益的七个技巧

在当今充满挑战的IT和业务环境中,与能够熟练和高效工作的人员一起开展新项目比以往任何时候都更为重要。本文将介绍如何组建理想的团队。

作者:John Edwards来源:企业网D1Net|2020-07-31 10:13

在当今充满挑战的IT和业务环境中,与能够熟练和高效工作的人员一起开展新项目比以往任何时候都更为重要。本文将介绍如何组建理想的团队。

启动一个新的IT项目总是充满挑战。再加上疫情大流行、业务不确定性、经济不稳定以及人员分散,这使得工作变得更加艰巨。

尽管在当今的困难时期,项目主管面临着诸多障碍,但仍有可能组建一支一流的团队,以达到甚至超出预期的绩效,降低预算和缩短预计时间。其秘诀在于坚持不懈,强大的管理能力以及对最终目标的高度把握。以下七个技巧可有助于您开始工作。

1.开始规划

在组建新的项目团队之前,主管需要根据计划的预期时间、目标和预计的企业价值,确定企业的存在理由。医院IT咨询公司HCTec的首席信息官Rob Dreussi说:“界定工作范围、内部和外部利益相关者、所需的技能和必要的工作量,这对于实现项目目标和确定团队需求至关重要。”

必须先完成项目规划,然后再进行任何其他工作,否则企业在开始工作之前就会有很严重的问题。安永美洲会计师事务所(EY Americas)咨询顾问部门的技术转型主管塔米·阿莱里斯(Tammy Alairys)解释说:“对于主管而言,在项目开始时这样做至关重要,从而可确保所有相关人员都与项目目标和预期成果保持一致。”

2.寻找和选择团队成员

在设定和理解了项目的任务和目标之后,就该开始组建一支精干的团队,该团队会使企业成功完成其目标。项目主管面临的最大挑战之一是选择具备适当产品、技术和协作技能的团队成员。

“首先寻找几个在这三个(领域)都具有很高技能的人,然后再寻找其余的团队成员,他们在一个或两个领域中具备很高的技能,并且可以优势互补,”技术研究和咨询公司ISG的计划和项目管理总监克里斯·范霍克(Chris VanHoeck)建议道。“不要轻视那些技术强但安静内向的人,他们可能是具有出色团队合作精神的人。”

IT托管服务和人员招聘服务提供商Entrust Solutions的IT主管布拉德·威尔曼(Brad Willman)建议,虽然招募拥有各种技能的团队成员总是好事,但请尽量招募具备软件或系统专业知识的人员,因为完成项目必须拥有这些知识。他说:“还要寻找那些在工作经历中具有高效率和团队沟通能力的成员。”

Mitel公司的IT业务技术副总裁Nicole Athanassiadis表示,她侧重于使团队成员与项目目标相匹配。“我关注于团队中所需的技术技能。”Athanassiadis认为,每个团队都应配备一名业务分析师。此人可以与项目主管一起工作,以了解与项目目标相关的业务流程,并可与业务相关者和主题专家进行互动,以了解他们的关注点和需求。她补充说:“该业务分析师可能来自IT组织内部,或来自业务部门团队,或来自协助实施解决方案的第三方供应商。”

3.指派任务

有多种给团队成员分配任务的方式。最适合使用的方式取决于项目的复杂性、规模以及是否有第三方(例如供应商或业务合作伙伴)参与。瀑布模式和敏捷模式是使用最广泛的方式。“传统上,在瀑布方式中,任务是根据依赖性和工作量来分配的,”阿莱里斯说。“最近,敏捷方法使Scrum团队和成员拥有更大的自主权来优先处理自己的任务。”

无论使用哪种模式,所有任务都应该是开放的和完全可见的。Dreussi建议:“应该以电子方式分配各项任务,以在整个团队中建立可见性和问责制。”“一个好的项目管理工具可以显示整个项目组合中的所有任务,包括预期时间、实际时间和接近实时的里程碑工作的进展情况。”

在项目一开始就告知参与者的确切职责也很重要。Athanassiadis说:“每个团队成员都应该了解他们所扮演的角色,以及对他们角色所承担的预期目标。”在管理大型团队(其中可能包括一些职责重叠的成员)时,任务和角色的认知尤其重要。

4.鼓励合作

开放、透明的沟通对于成功合作至关重要。范霍克建议:“定期的团队会议,包括每日站立会议,应关注于手头的工作以及任何阻碍团队工作推进的问题。”他解释说:“当团队主管鼓励成员找出(待解决的)问题,然后通过团队成员的帮助或在必要时寻求团队外部支援来帮助他们制定解决方案,这就鼓励了协作,并促进了反馈。”

尽管没有什么能超越面对面交流的价值,但在当今疫情困扰的工作环境中,面对面交流往往是不可能的。当团队成员分散在各个不同地点时,视频会议提供了一个次优选择,通常也是唯一的选择。“无论是面对面或是视频交流,定期的团队会议和工作检查对于协作和团队士气至关重要,”Dreussi说。

在计划召开协作会议时,尊重与会者的个人需求和工作日程,这是非常重要的。时间问题通常可以通过全面考虑和灵活性来解决。Dreussi指出:“借助当今的协作技术,我们可以轻松地找到(在线)面对面会议和快速签到之间的适当平衡。”

5.提供激励

如果运用得当,激励是一个强大的项目管理工具。领导者有责任通过将一些看似无关紧要的小任务放到更大的愿景中来激励团队。“当最终目标还很遥远时,领导层应设法庆祝在中期完成的里程碑工作和小的成果,并让团队成员获得应有的认可,以保持他们的动力,”阿莱里斯说。

Dreussi声称:“没有什么神奇的秘诀。”他建议:“如果您想让项目成功,就必须采用积极的强化工作。”领导者不能只是推出一个项目,然后退后一步,等待每周工作进度更新。“他们必须想办法来帮助自己的团队,并在可能的情况下创造出在最初工作范围以外的更多价值。”

范霍克表示,人们通常认为只有优秀的演说家才能激励团队。他说:“虽然这项技能肯定会有所帮助,但当(团队成员)清楚地看到自己的努力对团队和组织的成功做出贡献时,这才是激励团队的最好方式。”首先,根据具体情况来安排工作,并告知最终的目标。“此后,请确保每个人都认识到自己的努力如何与团队和组织的目标相契合。”

商业和技术咨询服务提供商SADA的首席技术官迈尔斯·沃德(Miles Ward)认为,没有任何项目存在于真空中。“领导者要对他人进行引领,而不是指手画脚和在后面闲逛。”

6.处理分歧

只有很少的项目团队是在没有经历内部矛盾的情况下完成自己的目标。然而,这并不总是一件坏事。实际上,建设性的争论通常可以作为成功解决难题的一个工具。其诀窍在于不允许让分歧陷入个人争论或延伸到与当前问题无关的领域。

威尔曼建议,要设法找出争论的根源。他解释说:“要明确问题是源于项目本身还是个人分歧,这有助于您找到解决方法。”“作为团队主管,要明确在解决IT项目团队的分歧上,你可以提供哪些建议或清晰的项目目标。”如果人际关系问题是问题的根源,威尔曼建议向人力资源部门寻求帮助。

Athanassiadis表示,平息分歧还需要倾听团队成员的意见,尊重所有人的观点。 “所有团队成员都有不同的观点,因此,要倾听,努力理解,然后让团队成员回到项目的共同愿景和目标上。”

7.奖励团队

庆祝成功是奖励团队出色完成工作的一种低成本、高影响力的方式。有形和无形的奖励都可以帮助团队成员轻松地回到自己的日常工作角色中,并能鼓励他们参与未来的项目。Athanassiadis通过给项目参与者提供缓解压力的机会来奖励自己的团队。她指出:“提供一点休息时间总会让人们很感激。”

范霍克建议,金钱奖励总会很受欢迎,但应通过人力资源部门及时分发。他解释说:“在项目结束后等待六个月以获得奖励,这并不能带来积极的强化作用,从而不会延续所期望的行为。”

Athanassiadis还喜欢给她的团队一些内部和公开的认可。她说:“我通常会发布一些材料来宣传团队的工作。”Mitel公司还设有一个正式的表彰项目Bravo Rewards,该项目侧重于团队所取得的重要成就。她指出:“这是一个很好的方式,可以宣扬整个团队的工作,也可以反映每个人的个人贡献。”

要点

Athanassiadis指出,任何项目都是一段旅程。“一开始可能会遇到暴风雨,但是没有什么比带着成就感结束一个项目更好的了。”

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【责任编辑:华轩 TEL:(010)68476606】

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